Mua tên miền riêng
Để tạo email doanh nghiệp, đầu tiên bạn cần mua một tên miền riêng. Tên miền nên liên quan trực tiếp đến thương hiệu hoặc tên doanh nghiệp. Ví dụ: www.tencongty.com.
Chọn nền tảng cung cấp email doanh nghiệp
Sử dụng dịch vụ của các nền tảng như Google Workspace hay Zoho Mail để thiết lập email doanh nghiệp nhanh chóng và bảo mật.
Cấu trúc địa chỉ email
Chuẩn hóa địa chỉ email theo định dạng như ten.ca-nhan@tencongty.com hoặc chuc-vu@tencongty.com. Ví dụ: linh.nguyen@abcstore.com.
Các địa chỉ nhóm/phòng ban như sales@tencongty.com giúp quản lý giao tiếp hiệu quả.
Xác thực bảo mật
Thiết lập thêm SPF và DKIM cho tên miền để hạn chế giả mạo và thư rác, bảo vệ uy tín email doanh nghiệp.
Quản lý và sử dụng
Có thể đăng nhập sử dụng các dịch vụ quen thuộc như Gmail cho email doanh nghiệp, bổ sung tích hợp CRM và quản lý khác.
Lưu ý khi đặt tên email doanh nghiệp chuyên nghiệp
Sử dụng tên thật, vị trí công việc hay phòng ban để tạo sự minh bạch và tin tưởng. Tránh biệt danh hoặc tên viết tắt khó nhận diện.
Ví dụ xây dựng bảng email chuẩn cho doanh nghiệp nhỏ
| Loại email | Định dạng mẫu | Chức năng |
|---|---|---|
| Cá nhân | ten.ca-nhan@tencongty.com | Liên hệ cá nhân |
| Vai trò, phòng ban | sales@tencongty.com, hr@... | Bộ phận chuyên trách |
| Nhóm dự án | ten-nhom@tencongty.com | Trao đổi nội bộ dự án |
Các nền tảng phổ biến để tạo email doanh nghiệp
- Google Workspace (Gmail doanh nghiệp)
- Zoho Mail
- Microsoft 365
- Hosting cPanel như VinaHost
Kết nối với Gmail miễn phí
Có thể tích hợp email doanh nghiệp vào giao diện Gmail để dễ sử dụng mà không cần chuyển đổi sang nền tảng mới.
Tư vấn và lựa chọn nền tảng tối ưu
Nếu bạn có nhu cầu nhận tư vấn cụ thể về cấu hình hệ thống hay lựa chọn nền tảng tối ưu, hãy liên hệ với chúng tôi qua đây.
